スタートアップのドキュメント管理について考えてみた

社内フレームワーク

《目次》

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ドキュメントを社内の中心に

KiizanKiizanでは常に目的最適で仕事するためにミッションとOKRをベースに仕事をしているのですが、全ての仕事のツールの中心にドキュメントを置いています。どんな仕事をするのもドキュメントがあるスタイルです。


なぜドキュメントを中心に置いているのかと言うと「意思決定の経緯」が情報としてストックするためで、「会議不参加メンバー」や「今後入社するスタッフ」もドキュメントを見れば意思決定の背景が理解でき、また未来の情報共有のコストとコミュニケーションコストと情報の精度を高めることができます。


ただKiizanKiizanでは、一般的な企業としてのドキュメント体裁はしっかりとしていると手前味噌ながら思うのですが、現状のドキュメント管理がスピードの観点で最高ではありません。そこでスタートアップを主語にして改めて社内のドキュメントはどうあるべきか?を考え、その改善とルールについてまとめてみました。


題して、スピード感が勝負(意思決定の速さが最大の武器)のスタートアップでドキュメント管理ってどうあるべきなんだろう?の話をします。


ドキュメントで一番大事なことってなんだろう?

まず僕はドキュメントで一番大事なことは、ドキュメントに書かれている情報を早く読めて、的確に理解できることだと思います。ひとつひとつのドキュメントが「これ何が書かれているんだろう?」と考えながら読まないといけないというのは、わりとストレスです。何が書かれているのかわからないまま、数ページを読んで、やっと分かるというのは避けたいですよね。


ただそのために書き手と読み手のスキルに重点を置くと、成長に時間がかかり品質が安定しないので、人のスキルよりも、まずは仕組みを作り、双方のコストを下げる方に注力した方が良いと考えています。そこで、「双方のコストを下げる仕組み」を考えました。


《双方のコストを下げる仕組み》

・KiizanKiizanのドキュメントをフレームワークをベースに、ドキュメントが書く仕組みに変更する

・ドキュメントに何が書かれているか、タイトルですぐに理解することができるようにタイトルの命名規則を整備する

・マークダウン方式で、情報の強弱が見やすく書かれている

・(これはnotionに限りますが)アイコンで「何が書かれているドキュメント」かすぐに分かる

・ドキュメントの冒頭は「このドキュメントには何が書かれているのか?」というsummaryをつける。


いまのKiizanKiizanのドキュメントは日付管理は徹底しているので、日付で情報を追えば現在の情報をキャッチアップできますが、そこまでドキュメントの運用ルールが固まっていないため、知りたい情報のドキュメントを見つけるのに少し時間がかかります。


また仕様の説明が書かれたドキュメントで言えば、このドキュメントに書かれている経緯をもとに仕様が決定されて実装されたとして、その後に何か変更が加わっていないのだろうか?ということですね。


そのために「タイトル」からドキュメントに何が書かれているのかを明確にする必要があり、そのドキュメントのページに入ったら、タイトルの詳細がドキュメントに書かれていることが、読み手のコストを下げるにつながります。


次に大事なのは
書くハードルを下げること

ドキュメントを書く時に、一番悩むことはドキュメントの**「保存先」**ですよね。。。 ついついMECEで考えてしまって(漏れなく、ダブリなく)どこに保存しようかなって思考になることは多いと思いますが、書く前に書く以外に思考のリソースを割かない設計にするかは大事です。


今のKiizanKiizanではディレクトリ階層はしっかりと考えて分けられていますが、どうしても別ルートで保存されるディレクトリが出て(MTG議題というディレクトリと、○○業務というディレクトリがあるみたいな話です)運用していくと徐々に負債がたまってきて、そのメンテナンスコストは大きいです。


そこでまずはディレクトリ階層を深くしない、できるだけ階層を浅くすることに留意する。そして「迷ったらこのフォルダーに入れる」というフォルダーを作る。

このようにKiizanKiizanではドキュメントの保存ルールを作り込むよりも、ドキュメントの書きやすさに比重をおいて情報共有がスムーズに流れることに、重きを置いたドキュメントの設計にしていこうと動いています。


ドキュメントを書くときのスピードアップ

前述したとおりKiizanKiizanではドキュメントを書くときには「書くときになにを書こう」「どんな構成で書こう」と考えるコストを下げるためにフレームワークを推奨していっています。


これはドキュメントを書くときのスピードアップとしては、書き手が悩まずにテンプレートを埋めるだけで、ある程度のドキュメントが書けることが読み手、書き手双方のコストを下げることに繋がります。

KiizanKiizanでのドキュメントの記法は以下のとおりに設計しました。


ドキュメント記法の改善》

1.打ち合わせ前には、必ず打ち合わせ内容を明確にするためにドキュメントを用意する(雑談は省く:雑談歓迎の文化に)

2.打ち合わせ内容にあわせて、ディレクトリの「メモ」フォルダーからテンプレートを使ってドキュメントを作成する

3.打ち合わせ後にsummaryをつけて、未来情報として保存するかどうか検討する。するなら「leeap」ディレクトリに格納しなおす。しないなら「メモ」フォルダーに格納しっぱなし。(もちろんみんなが見られるように)

4.打ち合わせ後にチャットツールなどで共有するか、しないのかを検討する。


という運用ルールです。 なお、これからのKiizanKiizanでは雑談は歓迎なので、雑談ではドキュメントを用意する必要はありませんが、雑談の内容が情報として残す価値があるならば、雑談のsummaryだけでも良いのでドキュメントに記載して情報を残すようにしたいと考えています。


ここはスピード感を高めるスタートアップと、ドキュメント作成のコストをどのように捉えるかで考えが変わりそうなところなので、今後の悩むポイントです。まずは情報をきちんと残す、共有する文化に振りたいと考えています。


ドキュメントを残すうえで、情報として重要なことは、「どう意思決定したのか?」という情報が伝わることなのですが、これは逆の言い方をすると「どう意思決定したのか?」という情報は伝わるように共有しないとダメだ。ということと同義です。


その情報を残さないとKiizanKiizanの意思決定はみんなに伝わらず、会議室の会話は常にブラックボックスとされて暗黙知です。その状況を作らないために情報共有をどうするかを考えることを大切にしています。


スタートアップのドキュメンテーションまとめ

以上、「KiizanKiizanのドキュメント管理の現状と未来こうしたい」ということを書きましたが、僕はスタートアップのドキュメンテーションで求められる要件は、ドキュメントを「見やすさ」と「書きやすさ」の両方からスピードをあげることが肝要だと思います。


そのために読みやすく、書きやすいようにドキュメントのテンプレートをそろえて、保存を楽にすることで簡単に書けて、読み手もすぐに読めるような環境を構築することが大事だと思います。


そしてそれをまずは経営陣が徹底しまくる必要があると思っています。 いろんな会社を見てきて、経営陣の思想が一番反映するのは、情報共有の透明度です。情報共有する意思のない経営陣だと、本当にびっくりするぐらい社内に情報が落ちていません。


あとは余談ですが(めっちゃ大事ですが)スタートアップでは教育コストをいかに下げつつ品質をあげるのかも大事で、新人が早く会社になじんでオンボーディングをするためには、ドキュメントが的確であれば、ドキュメントを見るだけで何でもわかるようにすることってめっちゃ大事だなと。


まだまだの部分が多いので、KiizanKiizanドキュメントについてはもっと精度をあげていきます!(そのために、これから全ドキュメントをnotionに入れ替えます\(^o^)/)


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ちりとてちん!井上でした!

この記事を通じて、スピード重視のスタートアップにおけるドキュメント管理の要諦として 「ページの品質」と「ページの作成」をスピード感を高めつつ担保するかが大事ということをお伝えしました。

また、そのためのルール設計を「品質を保つための時間を取らない」「保存するための時間を取らない」「新人の教育として見れば分かる状況にいかに保つか」の3点でルール設計をした話もしています。KiizanKiizanは、新人が働きやすい環境の改善と構築をしており、一緒に開発をしたいエンジニアを募集しています。

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